Nama yang salah eja, nomor paspor lama, atau alamat yang tidak lengkap dapat menyulitkan penggunaan dokumen asuransi. Laporkan ketidaksesuaian tersebut sebelum mengandalkan polis tersebut untuk pengurusan visa, kartu tinggal, atau urusan administratif lainnya. Bandingkan dokumen tersebut dengan data pembelian dan dokumen identitas Anda saat ini, kemudian ajukan permohonan yang jelas melalui jalur layanan yang tercantum dalam dokumen polis atau yang disediakan oleh perantara. Tanyakan bukti apa yang diperlukan, dokumen yang telah diperbaiki apa yang akan diterbitkan, dan bagaimana penyelesaiannya akan dikonfirmasi. Jangan ubah file aslinya, simpanlah surat-surat tersebut dan simpanlah sertifikat atau pengesahan yang telah diperbarui.
Periksa kebijakan tersebut sebelum melaporkan kesalahan
Mulailah dengan dokumen yang Anda terima, bukan nama yang disalin dari subjek email atau konfirmasi pembayaran. Periksa polis atau sertifikat tersebut dan identifikasi bidang yang tepat yang salah. Perbedaan yang umum terjadi antara lain:
Bandingkanlah dengan dokumen sumber yang berisi data yang benar. Untuk nama, nomor paspor, atau tanggal lahir, biasanya yang dimaksud adalah dokumen identitas yang bersangkutan. Untuk alamat, gunakan rincian yang dapat Anda buktikan jika diminta. Transliterasi, singkatan alamat, atau urutan nama yang berbeda mungkin bukanlah kesalahan, jadi tanyakan bagaimana data tersebut seharusnya ditulis.
Periksa apakah informasi tersebut muncul lebih dari sekali. Periksa kembali rincian tertanggung, rincian pemegang polis, dan sertifikat apa pun yang ditujukan untuk kantor. Jika terdapat beberapa kolom yang tidak konsisten, masukkan ke dalam satu permintaan lengkap daripada pesan-pesan terpisah.
Ketentuan Uniqa tahun 2020 untuk jenis asuransi ini menyatakan bahwa pemegang polis dan tertanggung wajib mengungkapkan semua keadaan yang mereka ketahui dan yang ditanyakan oleh penanggung sebelum perjanjian disepakati. Ketentuan tersebut tidak menetapkan prosedur koreksi, batas waktu, atau daftar dokumen, namun menegaskan perlunya untuk laporkan ketidaksesuaian yang ditemukan dengan jelas.
Laporkan kesalahan tersebut langkah demi langkah
1. Identifikasi kontrak tersebut
Berikan nomor polis atau sertifikat dan nama tertanggung sebagaimana tertera saat ini. Hal ini membantu membedakan kontrak yang bersangkutan dari pembelian lain atau dokumen sebelumnya.
2. Jelaskan perbedaan tersebut secara tepat
Beri nama kolom tersebut dan sebutkan kedua versi tersebut: apa yang tertera dalam dokumen tersebut dan apa yang seharusnya tertera. Misalnya, tuliskan bahwa nomor paspor yang tertera pada sertifikat tersebut salah, lalu cantumkan nomor yang benar. Hindari pesan yang tidak jelas seperti “data saya salah”.
3. Gunakan rute layanan yang disebutkan
Ikuti prosedur kontak atau layanan yang tercantum dalam dokumen polis, konfirmasi pembelian, atau petunjuk yang diberikan oleh perantara. Jika Anda membeli polis melalui perantara, tanyakan apakah permohonan tersebut akan ditangani oleh perantara tersebut atau diteruskan ke perusahaan asuransi.
4. Tanyakan bukti apa saja yang diperlukan
Katakanlah bahwa Anda dapat menyediakan bahan pendukung dan mintalah dokumen-dokumen tertentu yang diperlukan untuk koreksi ini. Jangan mengirimkan dokumen medis atau dokumen klaim yang tidak berkaitan. Permohonan untuk memperbaiki data pribadi berbeda dengan pelaporan kejadian yang dijamin.
5. Tanyakan catatan yang telah diperbaiki seperti apa yang akan diterbitkan
Mintalah jawaban yang jelas mengenai apakah Anda akan menerima polis yang telah direvisi, sertifikat baru, endosemen, atau bentuk konfirmasi lainnya. Sertifikat baru tidak selalu dijamin dalam setiap kasus, jadi tanyakan dokumen apa yang akan mencantumkan data yang telah disetujui.
6. Simpan bukti dan lakukan tindak lanjut
Simpan salinan permohonan dan daftar lampiran. Mintalah konfirmasi tertulis bahwa telah diterima dan simpan balasannya. Tanyakan kapan Anda bisa mengharapkan tanggapan, dan jangan membuat rencana berdasarkan tanggal penyelesaian yang belum dipastikan. Jika masalah ini bersifat mendesak, sampaikan kapan Anda berencana menggunakan dokumen tersebut tanpa menganggap tanggal tersebut sebagai batas waktu yang pasti.
Penting: Jangan mengubah dokumen asuransi itu sendiri.
Mengedit file PDF atau menuliskan koreksi dengan tangan tidak akan menghasilkan catatan resmi yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi. Tunggu hingga dokumen atau konfirmasi yang diberikan melalui proses layanan tersebut diterima.
Siapkan informasi yang mungkin diminta
Perusahaan asuransi atau perantara mungkin memerlukan informasi untuk mengidentifikasi kontrak, memahami ketidaksesuaian tersebut, dan memverifikasi data pengganti. Siapkan:
Pihak yang memberikan layanan dapat meminta bukti identitas, seperti bagian yang bersangkutan dari paspor, atau bukti yang mendukung data baru tersebut. Seseorang yang mengajukan permohonan atas nama orang lain mungkin memerlukan bukti kewenangan untuk bertindak. Contoh-contoh ini bukanlah daftar yang tetap.
Tanyakan halaman atau kolom mana saja yang wajib diisi dan bagaimana cara mengirimkannya. Bagikan hanya yang diperlukan untuk tujuan yang disebutkan melalui jalur yang ditentukan. Dokumen-dokumen yang digunakan untuk klaim medis tidak secara otomatis diperlukan untuk koreksi data.
Tanyakan dokumen pendukung apa saja yang diperlukan untuk koreksi yang Anda ajukan. Sebelum menyetujui tagihan apa pun, tanyakan apakah ada biaya yang dikenakan untuk permintaan Anda.
Jika Anda memerlukan salinan polis asuransi beserta dokumen resmi lainnya, silakan periksa dokumen-dokumen yang diperlukan saat memperpanjang visa di Polandia. Karyawan asing juga dapat memeriksa dokumen asuransi kesehatan bagi pekerja asing. Ikuti petunjuk pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak Anda.
Periksa dan simpan dokumen-dokumen yang telah diperbaiki
Apabila dokumen yang telah direvisi atau surat persetujuan diterima, bandingkanlah dengan informasi aslinya. Periksa setiap kolom yang berulang, bukan hanya detail yang dilaporkan. Pastikan bahwa nama, nomor paspor, tanggal lahir, dan alamatnya konsisten, serta bahwa nomor polis dan nama tertanggung masih sesuai dengan kontrak.
Jika masih ada yang salah, balaslah di utas percakapan yang sudah ada. Sebutkan bagian yang belum terselesaikan dan lampirkan konfirmasi sebelumnya. Hal ini akan menjaga agar jejak korespondensi yang lengkap.
Simpan yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi sertifikat atau pengesahan yang telah diperbaiki dalam format aslinya beserta permohonan, tanda terima, dan balasannya. Beri label dengan jelas pada versi sebelumnya agar Anda tidak mengirimkannya secara tidak sengaja.
Untuk keperluan administratif, simpanlah baik surat-surat tersebut maupun dokumen asuransi yang telah diperbarui. Keduanya tidak menjamin penerimaan oleh kantor visa, otoritas tempat tinggal, pemberi kerja, universitas, atau pihak penerima lainnya. Periksa persyaratan terkini dari pihak penerima sebelum diserahkan.
Anda mungkin juga memerlukan terjemahan. Lihat koleksi kami panduan mengenai dokumen asuransi dan kantor-kantor di Polandia sebelum menyiapkan rangkaian dokumen.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah saya bisa mengoreksi PDF tersebut sendiri sebelum mengirimkannya?
Tidak. Gunakan dokumen atau konfirmasi yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi, bukan mengedit berkas polis sendiri. Laporkan ketidaksesuaian tersebut melalui jalur layanan yang telah ditentukan dan tanyakan catatan yang telah diperbaiki seperti apa yang akan diberikan.
Apakah salinan paspor saya selalu diperlukan?
Belum tentu. Pihak yang melayani permohonan mungkin meminta bukti identitas untuk koreksi nama, nomor paspor, atau tanggal lahir, jadi tanyakanlah dokumen apa dan bagian mana dari dokumen tersebut yang diperlukan untuk permohonan Anda.
Apakah koreksi tersebut akan segera selesai?
Tanyakan kepada perusahaan asuransi atau perantara kapan Anda dapat mengharapkan koreksi tersebut; jangan berasumsi bahwa hal itu akan segera dilakukan. Pastikan bahwa permohonan tersebut telah diterima, segera berikan bukti yang diminta, dan lakukan tindak lanjut melalui saluran yang sama jika diperlukan.
Apakah saya akan selalu menerima sertifikat baru?
Belum tentu. Tanyakan apakah perubahan yang disetujui akan dicantumkan dalam kebijakan yang telah direvisi, sertifikat, surat pengesahan, atau bentuk konfirmasi lainnya. Simpanlah versi yang benar-benar telah diterbitkan.
Bolehkah saya menggunakan alamat email koreksi di kantor sambil menunggu?
Jangan berasumsi bahwa surat-menyurat akan diterima sebagai pengganti dokumen asuransi terbaru. Simpan email tersebut sebagai bagian dari arsip Anda, periksa persyaratan dokumen terkini dari pihak penerima, dan baca Kapan polis asuransi kesehatan mungkin memerlukan terjemahan. Hindari mengandalkan pengganti yang belum terkonfirmasi.
Apakah koreksi data polis sama dengan klaim asuransi?
Tidak. Permintaan koreksi bukanlah klaim untuk biaya pengobatan atau kejadian pertanggungan lainnya. Jangan menyalin persyaratan dokumen klaim ke dalam proses koreksi. Gunakan petunjuk koreksi yang disertakan dalam kontrak Anda.
Perbaiki detailnya sebelum mengandalkan polis tersebut
Permohonan koreksi yang baik harus mencantumkan nomor kontrak, menunjukkan nilai yang salah dan yang benar, menanyakan bukti apa yang diperlukan, serta meminta konfirmasi atas dokumen hasil koreksi tersebut. Periksa catatan yang dikembalikan dan simpan bersama berkas korespondensi. Hal ini tidak menjamin pemrosesan instan atau persetujuan dari pihak berwenang, tetapi mencatat langkah-langkah yang telah diambil.
Jika Anda memerlukan polis asuransi biaya pengobatan baru untuk warga negara asing di Polandia, silakan gunakan formulir asuransi berbahasa Inggris kami.
English 
Polish 
Ukrainian 
Spanish 
Russian 
Turkish 
Indonesian 
Vietnamese